Het Irish Cob Stamboek is een "open" stamboek. Dit betekent dat elk dier dat voldoet aan de Irish Cob rasstandaard, uiteraard na bezichtiging door een gekwalificeerde ICS-NL keurmeester, in het stamboek kan worden opgenomen.
Dit geldt ook voor paarden waarvan de afstamming onbekend is.

Beoordeling op fokwaarde (premiekeuring)
ICS Nederland volgt bij de opname van paarden in de Irish Cob registers en bij de beoordeling op fokwaarde de principes van het stamboek van oorsprong van het ras, The Irish Cob Society Limited in Ierland.

Paarden zonder bekende afstamming
Op een rastoelatingskeuring beoordeelt een door ICS Nederland aangestelde keurmeester of het dier aan de rasstandaard voldoet.
Als het op te nemen dier nog niet over een geldig paardenpaspoort beschikt wordt hierin voorzien, eventueel wordt ook een microchip geplaatst.
Een bestaand geldig paardenpaspoort wordt niet vervangen.

Irish Cobs met bekende afstamming ("in het stamboek geboren")
Irish Cob veulens worden na het tijdig insturen van dekbon en geboortebewijs aan de voet van de moeder opgenomen door een paspoortconsulent en ingeschreven in een stamboekregister. Tevens wordt door ICS Nederland een paardenpaspoort uitgegeven.

Stamboekkantoor
De stamboekgegevens van de geregistreerde Irish Cobs worden in een database in het stamboekkantoor in Nederland bewaard.
Dit geldt ook voor Irish Cobs in andere landen die bij ICS Nederland geregistreerd zijn.
Gegevens over hoogstbehaalde premie, afstamming, nakomelingen e.d. en foto's worden regelmatig uit de stamboek administratie gekopieerd naar de Online Stambomen.

DNA
Van elk dier dat wordt geregistreerd worden enkele haren afgenomen voor eventueel DNA onderzoek en bewaard op het kantoor.
Van voor de dekdienst goedgekeurde hengsten wordt het haar opgestuurd naar een gespecialiseerd laboratorium waar het genetisch profiel wordt vastgelegd.
Door middel van het DNA profiel kan de afstamming van een dier worden gecontroleerd. Dit wordt elk jaar steeksproefsgewijs gedaan, of wanneer ICS Nederland het nodig vindt de afstamming te controleren.
Voor de vermelding van het vaderdier van een Irish Cob in de administratie en in het paardenpaspoort is minimaal een tijdig naar het stamboekkantoor ingestuurde getekende dekbon noodzakelijk, voor de vermelding van de moeder moet het veulen door een vertegenwoordiger van het stamboek worden geïdentificeerd en gechipt bij de moeder voordat het gespeend wordt.

Registratie van Veulens
Bij de dekking door een goedgekeurde Irish Cob hengst wordt een dekbon (4 voud, doorschrijfpapier, verkrijgbaar bij het stamboekkantoor) ingevuld.

• één exemplaar houdt de hengstenhouder
• één exemplaar wordt voor 10 januari eerstvolgend, maar voordat het veulen wordt geboren, door de hengstenhouder naar het stamboekkantoor gestuurd
• één exemplaar houdt de merriehouder
• één exemplaar stuurt de merriehouder binnen 2 weken na de geboorte van het veulen ingevuld naar het stamboekkantoor met de gegevens van het veulen.
• Vervolgens neemt de paspoortconsulent contact op om het veulen aan huis op te nemen, of wordt het veulen met de moeder op een keuring aan de keurmeester / paspoortconsulent ter registratie voorgesteld.

Microchips
Volgens de Nederlandse regelgeving moeten alle paardachtigen gechipt zijn, dwz van een transponder voorzien in de linker halsspier.
Als bij rasopname reeds een microchip aanwezig is wordt het nummer door de ICS-administratie overgenomen en hoeft geen nieuwe chip te worden aangebracht.

Stalnamen
Stalnamen worden tegen eenmalige vergoeding door de Irish Cob Society geregistreerd in het Irish Cob Stalnamen Register.
Fokkers mogen hun Stalnaam toevoegen aan de naam van hun fokproducten en aan nieuw-geregistreerde Irish Cobs die nog geen stalnaam hadden.

Erkenning
ICS Nederland is door de overheid erkend stamboekvoerder voor de Irish Cob, en daarmee de enige instantie in Nederland die aan een paard of pony de betiteling "Irish Cob" mag toekennen.